Welke informatie mag u als werkgever bij een zieke werknemer opvragen en vastleggen?

Terug

Beleidsregels ‘De zieke werknemer’

De Autoriteit Persoonsgegevens is het bestuursorgaan dat toezicht houdt op de naleving van de wettelijke regels voor bescherming van persoonsgegevens en daarover adviseert. De gepubliceerde beleidsregels bevatten informatie voor werknemers, werkgevers en andere partijen die gegevens over de gezondheid van (zieke) werknemers verwerken.

In de beleidsregels komen verschillende fases in de arbeidsrelatie voor. Zo komen onder andere de sollicitatieprocedure, de ziekmelding en de begeleiding en re-integratie van zieke werknemers aan bod. De richtlijn biedt duidelijkheid over welke gegevens u als werkgever bij een zieke werknemer mag opvragen en verwerken. 

Fase 1: de ziekmelding
U mag als werkgever bij een ziekmelding naar de volgende gegevens over de gezondheid van de werknemer vragen en slechts die gegevens mogen dus door u worden geregistreerd:

het telefoonnummer en het (verpleegadres);
de vermoedelijke duur van het verzuim;
de lopende afspraken en werkzaamheden;
of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de ZW valt
of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval of verkeersongeval
Juridisch gezien mag u dus niet vragen naar wat de werknemer precies mankeert. Zelfs al zou de werknemer u daarover informeren, dan nog mogen die gegevens niet worden verwerkt. Er geldt een uitzondering op deze regel en dat is wanneer een werknemer een ziekte heeft waarvan collega’s moeten weten hoe ze daar mee om moeten gaan. Alleen in dat geval mag u als werkgever deze vrijwillig door de werknemer versterkte gegevens vastleggen.

Fase 2: ziekteverzuimbegeleiding en re-integratie
Wat nu als de re-integratie in volle gang is en u informatie opvraagt bij dan wel verkrijgt van de bedrijfs- of arbodienst. Welke informatie mag in dat geval aan u als werkgever worden verschaft en door u worden opgeslagen?

de werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is;
de verwachte duur van het verzuim;
de mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is;
eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen en interventies die je als werkgever voor de re-integratie moet treffen.

Zoals u ziet moeten ook de bedrijfs- en arboarts zeer terughoudend zijn met het verschaffen van informatie over de daadwerkelijke gezondheid van de werknemer.

Publicatiedatum 27/11/2016

Volg ons op social media